1. “Rừng tài liệu” - vấn đề không của riêng ai
Trong hầu hết các doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều có “tài liệu đào tạo riêng”: từ slide PowerPoint, video quay vội, PDF gửi tay, cho tới các ghi chú nằm rải rác trong email.
Khi cần mở khóa mới, người phụ trách L&D phải gom tài liệu cũ từ nhiều nơi, chỉnh lại format, thêm logo, đổi màu slide… Một công việc tưởng nhỏ nhưng có thể tiêu tốn hàng chục giờ mỗi tuần.
Vấn đề lớn hơn là không có hệ thống chung để quản lý và cập nhật. Một số tài liệu bị lỗi thời nhưng vẫn được dùng; vài tài liệu khác trùng nội dung nhưng khác giảng viên; và khi nhân sự thay đổi, tri thức theo người cũ… ra đi.
Câu hỏi mà nhiều L&D Manager đặt ra là: “Làm sao để chuẩn hoá tài liệu đào tạo toàn công ty mà không cần bắt đầu lại từ đầu?”
Tin vui là, bạn không cần hệ thống quá phức tạp.
Chỉ với 3 bước: thiết lập tiêu chuẩn, xây thư viện học tập trung tâm, và duy trì quy trình review định kỳ, bạn đã có thể biến kho tài liệu rời rạc thành một nền tảng tri thức sống cho toàn tổ chức.
2. Bước 1: Thiết lập bộ tiêu chuẩn chung cho mọi tài liệu đào tạo
Hầu hết sự rối loạn đến từ việc không có tiêu chuẩn rõ ràng. Vì thế, bước đầu tiên là thống nhất khung chuẩn cho tất cả tài liệu, bao gồm ba yếu tố: định dạng, cấu trúc nội dung, và nhận diện thương hiệu.
2.1. Định dạng (Format)
Chọn 2-3 loại file cố định cho toàn hệ thống, ví dụ:
- Slide giảng dạy: PowerPoint hoặc Google Slides.
- Tài liệu học viên: PDF (dễ đọc, không chỉnh sửa được).
- Video: MP4 độ phân giải chuẩn, có intro/outro nhận diện.
Đặt tên file theo cấu trúc thống nhất:
[Chủ đề]_[Cấp độ]_[Ngày cập nhật].pptx
Ví dụ: LeadershipBasics_L1_2025-03-10.pptx
Điều này giúp mọi người dễ tìm kiếm, tránh nhầm lẫn giữa phiên bản cũ và mới.
2.2. Cấu trúc nội dung
Mỗi tài liệu nên tuân theo khung logic 4 phần:
- Mục tiêu học tập: người học sẽ đạt được điều gì sau buổi học.
- Nội dung chính: lý thuyết hoặc hướng dẫn cốt lõi.
- Hoạt động ứng dụng: tình huống, bài tập, ví dụ thực tế.
- Đánh giá: câu hỏi hoặc bài kiểm tra ngắn.
Cấu trúc này giúp tài liệu không chỉ truyền đạt kiến thức, mà còn gắn liền với hành động – điều kiện tiên quyết để chuyển hoá năng lực.
2.3. Nhận diện thương hiệu & trình bày
Thống nhất font chữ, màu chủ đạo, logo và phong cách hình ảnh.
Nếu công ty có giảng viên nội bộ, hãy phát cho họ “Training Template Kit” gồm:
- Slide mẫu (với chỗ trống dành cho nội dung).
- Font & màu chuẩn thương hiệu.
- Form đánh giá khóa học, form điểm danh, checklist lớp học.
Theo khảo sát của Docebo Learning Network (2024), các tổ chức áp dụng bộ template thống nhất tiết kiệm 30-40% thời gian sản xuất tài liệu mới và tăng mức độ “tái sử dụng nội dung” lên gấp đôi.
Hãy bắt đầu từ một bộ tiêu chuẩn nhỏ, nhưng áp dụng nhất quán. Một khi mọi người đều làm theo cùng một khung, tổ chức tự động trở nên có trật tự.
3. Bước 2: Xây dựng thư viện học tập trung tâm (Learning Library)
Chuẩn hoá không chỉ nằm ở việc “viết lại slide cho đẹp”, mà ở cách quản lý và truy cập. Nếu mỗi người lưu file ở chỗ riêng, L&D sẽ mãi là “đội cứu hộ tài liệu”. Cách tốt nhất là tạo một Learning Library - thư viện tri thức chung toàn công ty.
3.1. Chọn nền tảng lưu trữ phù hợp
Không nhất thiết phải đầu tư hệ thống LMS đắt tiền. Một Google Drive, SharePoint hoặc Notion với cấu trúc rõ ràng vẫn có thể hoạt động hiệu quả nếu được tổ chức đúng cách. Nếu doanh nghiệp đã có LMS hoặc LXP, hãy dùng đó làm “hub” chính, liên kết các tài liệu đã chuẩn hoá.
3.2. Cấu trúc thư mục khoa học
Phân tầng thư mục theo 3 tiêu chí:
- Theo nhóm năng lực: (Leadership, Sales, Compliance, Technical…)
- Theo cấp độ: Basic, Intermediate và Advanced.
- Theo năm phát hành hoặc phiên bản.
Ví dụ:
/LearningLibrary
/Leadership
/Basic
/2024
- LeadershipBasics_L1_2024-06-01.pptx
Kèm theo đó, thêm metadata (thẻ mô tả) cho từng tài liệu:
- Tên chương trình
- Mục tiêu học tập
- Người phụ trách (Owner)
- Lần cập nhật cuối
- Link phản hồi học viên
Khi tài liệu có thẻ “năng lực” và “phiên bản”, bạn sẽ không còn phải hỏi: “Cái này là bản mới chưa?” vì hệ thống tự trả lời thay bạn.
3.3. Mở quyền truy cập hợp lý
Một Learning Library hiệu quả cần minh bạch nhưng có kiểm soát:
- L&D quản trị (Admin)
- Giảng viên nội bộ có quyền upload & update
- Nhân viên chỉ có quyền xem hoặc tải
Các tổ chức như Unilever và Microsoft đều áp dụng mô hình “Open Library” nội bộ cho phép mọi nhân viên truy cập tài nguyên học tập chuẩn hoá, nhưng có quy trình phê duyệt rõ ràng cho mọi chỉnh sửa.
4. Bước 3: Thiết lập quy trình review & cập nhật định kỳ
Một thư viện chỉ có giá trị khi nội dung luôn cập nhật.
Theo Training Industry Report 2024, hơn 60% tài liệu đào tạo trong các doanh nghiệp lỗi thời sau 12 tháng nếu không có quy trình review định kỳ.
Hãy thiết lập hệ thống kiểm tra đơn giản nhưng đều đặn:
4.1. Chu kỳ review
- Tài liệu kỹ năng mềm: review 12 tháng/lần.
- Tài liệu nghiệp vụ / sản phẩm: 6 tháng/lần.
- Tài liệu tuân thủ / chính sách: bất cứ khi nào có thay đổi.
4.2. Phân vai rõ ràng
- Owner: người sở hữu nội dung, chịu trách nhiệm cập nhật.
- Reviewer: chuyên gia nghiệp vụ xác thực độ chính xác.
- Admin: kiểm soát version, đảm bảo lưu trữ đúng format.
Khi mỗi tài liệu có “chủ sở hữu”, tri thức không bị vô danh.
4.3. Đo lường hiệu quả sử dụng
Theo dõi:
- Số lượt xem hoặc tải của từng tài liệu.
- Số khóa học đang dùng tài liệu đó.
- Feedback từ người học.
Từ đó, ưu tiên cập nhật các tài liệu có mức độ sử dụng cao và tác động lớn.
Degreed gợi ý: “Nếu một tài liệu được sử dụng nhiều hơn 10 lần/tháng, hãy coi nó như sản phẩm, không phải file lưu trữ”
5. Chuẩn hoá nền tảng hệ thống học tập bền vững
Chuẩn hoá tài liệu không phải là công việc hành chính, mà là điểm khởi đầu để L&D trở thành kiến trúc sư của năng lực tổ chức.
Khi mọi tài liệu được xây theo cùng khung, lưu trong cùng hệ thống, và cập nhật theo cùng chu kỳ, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn:
- Giúp nhân viên học nhanh hơn vì không bị lạc trong “rừng file”.
- Giúp lãnh đạo ra quyết định đầu tư dựa trên dữ liệu thật.
- Giúp L&D chuyển từ “tổ chức đào tạo” sang “quản trị tri thức”.
Học tập trở thành hệ thống khi tri thức được quản lý như tài sản.
Và đó chính là lúc L&D bắt đầu tạo ra ROI thật cho doanh nghiệp.
Theo dõi Cổng tri thức L&D Việt Nam để nhận thêm checklist, case study và tài nguyên thiết kế hệ thống học tập chuẩn hoá cho doanh nghiệp.
